Pentru o colaborare eficientă, este esențială înțelegerea clară a rolurilor distincte ale actorilor implicați în ciclul de viață al unui proiect cu finanțare nerambursabilă.

Consultantul de fonduri europene este specialistul care, de regulă, vă asistă în întregul proces: de la scrierea cererii de finanțare și elaborarea planului de afaceri, la managementul implementării proiectului și, adesea, oferă suport în perioada de monitorizare post- implementare.

Consultantul tehnic sau strategic oferă servicii de consiliere specializată, cum ar fi identificarea de soluții pentru optimizarea consumului energetic, recomandări pentru creșterea eficienței sau strategii de management energetic.

DOCU ANALITICA SRL acționează strict în calitate de elaborator de documentații tehnice. Misiunea noastră este una foarte specifică: preluăm datele cantitative și documentele pe care dumneavoastră le furnizați prin platforma noastră și le structurăm într-un raport de audit electroenergetic conform cerințelor finanțatorului. Noi nu oferim servicii de consultanță pentru scrierea sau implementarea proiectelor și nici consiliere strategică pentru optimizarea energetică. Este important de subliniat că rapoartele noastre de audit se referă strict la obligațiile de raportare din cadrul proiectelor cu finanțare menționate și nu trebuie confundate cu auditurile energetice obligatorii conform legii eficienței energetice (Legea 121/2014) pentru anumiți consumatori.

Responsabilitatea pentru corectitudinea datelor primare (cifre de producție, consum etc.) și pentru atingerea indicatorilor de performanță ai proiectului revine integral beneficiarului. Raportul de audit va fi contrasemnat de dumneavoastră, act prin care vă asumați răspunderea pentru datele furnizate. 4

Omiterea realizării și depunerii auditului electroenergetic anual nu este o simplă formalitate, ci o încălcare directă a obligațiilor contractuale asumate la semnarea contractului de finanțare. Consecințele pot fi severe și pot afecta sustenabilitatea financiară a afacerii dumneavoastră.

Printre riscurile majore se numără:

• Declararea neconformității proiectului: Autoritatea de management a programului de finanțare poate considera proiectul neconform, ceea ce declanșează o serie de proceduri de verificare și control.
• Aplicarea de corecții financiare: Aceasta este una dintre cele mai frecvente consecințe. Finanțatorul poate decide să aplice penalități sau să reducă valoarea finanțării.
• Suspendarea plăților sau returnarea finanțării: În cazuri grave de neconformitate sau nerespectare repetată a obligațiilor, autoritatea poate suspenda plățile viitoare sau poate solicita returnarea integrală sau parțială a ajutorului financiar deja acordat.
• Afectarea eligibilității viitoare: Un istoric negativ în implementarea unui proiect, marcat de nerespectarea obligațiilor de raportare, poate duce la imposibilitatea de a accesa alte finanțări nerambursabile în viitor.

Legislația și ghidurile programelor de finanțare sunt foarte specifice în această privință. Conform prevederilor oficiale, în special pentru programe de anvergură precum Electric Up, raportul de audit energetic trebuie elaborat și semnat de un Auditor energetic sau Manager energetic, persoană fizică sau juridică autorizată în condițiile Legii 121/2014 privind eficiența energetică, cu modificările și completările ulterioare. 4 Această cerință asigură faptul că analiza este realizată de un expert recunoscut, cu competențele tehnice necesare pentru a evalua corect performanța sistemelor energetice. DOCU ANALITICA SRL dispune de personal calificat și autorizat conform legislației în vigoare, garantând astfel eligibilitatea și conformitatea documentațiilor elaborate.

Procesul de colaborare este conceput pentru a fi simplu și eficient. Primul pas este să ne contactați prin intermediul formularelor de pe site-ul auditelectroenergetic.ro pentru a solicita o ofertă.

Este important de menționat că prețul serviciilor noastre este variabil și nu se aplică un tarif standard. Costul final se stabilește în urma unei preanalize a proiectului dumneavoastră. În cadrul acestei preanalize, luăm în considerare o serie de factori de complexitate, precum: programul specific de finanțare (Electric Up, Fondul de Modernizare etc.), puterea instalată a sistemului fotovoltaic, existența și capacitatea sistemelor de stocare (baterii), numărul și tipul stațiilor de reîncărcare pentru vehicule electrice, precum și numărul de locații de consum implicate. Pe baza acestor informații, vom elabora și vă vom transmite o ofertă de preț personalizată. Odată ce oferta este acceptată, vom proceda la încheierea contractului de prestări servicii.

Pentru a asigura transparență și predictibilitate, procesul nostru de lucru este structurat în etape clare:

1. Contact și Preanaliză: Dumneavoastră solicitați o ofertă, furnizând informațiile inițiale despre proiect.
2. Ofertare și Contractare: Pe baza preanalizei, emitem oferta de preț personalizată. După acceptarea acesteia, se semnează contractul de prestări servicii.
3. Crearea Contului și Pregătirea Datelor: Puteți să vă creați un cont pe platforma noastră în orice moment pentru a vă familiariza cu interfața și pentru a vedea exact ce date și documente sunt necesare. Această etapă este deschisă și vă permite să pregătiți informațiile în avans.
4. Plata și Demararea Procesului: După semnarea contractului, emitem factura proformă sau fiscală. Odată ce plata este confirmată, echipa noastră demarează procesul oficial de preluare și verificare a datelor pe care le-ați încărcat sau le veți încărca în platformă. 7
5. Verificare și Validare: Echipa noastră de specialiști verifică dacă toate datele și documentele încărcate sunt complete, corecte și conforme cu cerințele.
6. Elaborarea Auditului: Procesul efectiv de elaborare a documentației tehnice începe exclusiv după ce toate informațiile au fost validate.
7. Livrare: Auditul finalizat, în format electronic, este livrat securizat pe adresa de e-mail a dumneavoastră, specificată în contract. 7

Termenul standard pentru elaborarea și livrarea auditului electroenergetic este de 10 zile lucrătoare. 7

Este, însă, de o importanță capitală să înțelegeți momentul exact din care începe să curgă acest termen. Cronometrul celor 10 zile lucrătoare NU pornește la semnarea contractului. Conform prevederilor contractuale, termenul de livrare se calculează începând cu ziua imediat următoare celei în care sunt îndeplinite cumulativ două condiții esențiale:

1. Confirmarea creditării contului nostru cu suma integrală convenită.
2. Validarea de către echipa DOCU ANALITICA SRL a tuturor documentelor și informațiilor încărcate de dumneavoastră în platformă ca fiind corecte, complete și conforme. 7

Acest mecanism subliniază responsabilitatea comună în acest proces. Calitatea și promptitudinea cu care furnizați datele influențează direct respectarea termenului de livrare. Orice întârziere cauzată de date incorecte sau incomplete va duce la suspendarea termenului de execuție până la remedierea situației.

Pentru a demara procesul de elaborare, plata serviciilor se realizează integral, în avans. După semnarea contractului, DOCU ANALITICA SRL va emite o factură proformă sau fiscală. Termenul standard de plată este de 1 (una) zi de la data transmiterii facturii pe e-mail, conform modelului de contract. 7

Este important de reținut că elaborarea efectivă a auditului nu va începe înainte de confirmarea încasării sumei în contul nostru. 7 De asemenea, având în vedere natura personalizată a serviciului (fiecare audit este unic, raportat la datele specifice ale unui proiect), suma achitată nu este rambursabilă odată ce am demarat procesul de elaborare a documentației. 7

Platforma noastră este proiectată pentru a colecta structurat toate informațiile necesare elaborării unui audit complet și conform. În prima secțiune, vi se va solicita să completați datele de identificare ale proiectului, conform informațiilor din contractul de finanțare și documentele oficiale (conform Image 4):

• Beneficiar: Denumirea completă și corectă a societății dumneavoastră.
• Titlu proiect: Titlul exact al proiectului, așa cum apare în contractul de finanțare (de exemplu, "Instalarea de capacități de producere energie electrică pentru... prin linia de finanțare ElectricUp").
• Număr contract finanțare EUP: Numărul unic de înregistrare al contractului de finanțare.
• Cod CAEN proiect: Codul CAEN specific activității pentru care s-a obținut finanțarea.
• Data punerii în funcțiune a instalației: Data calendaristică la care sistemul a devenit operațional.
• Perioada necesară a fi auditată: Intervalul de timp exact (de la ZZ/LL/AAAA până la ZZ/LL/AAAA) pentru care se realizează raportarea anuală.

Secțiunea de documente a platformei vă permite să încărcați toate fișierele justificative necesare. Este crucial ca acestea să fie lizibile și complete. Pe baza interfeței platformei (conform Image 5), lista documentelor standard solicitate include:

• Facturi energie electrică pe perioada auditată: Toate facturile de la furnizorul de energie electrică pentru perioada de 12 luni analizată. Acestea trebuie arhivate într-un singur fișier (format ZIP sau RAR).
• Certificatul de racordare (ATR): Documentul tehnic esențial emis de operatorul de distribuție, care atestă conectarea legală a sistemului la rețeaua națională (format PDF).
• Auditul energetic depus la finalizarea implementării proiectului: Dacă a fost realizat un audit inițial la punerea în funcțiune, acesta trebuie încărcat (format PDF).
• Document/Extras din care reies indicatorii asumați: De obicei, o anexă la contractul de finanțare unde sunt cuantificați indicatorii de performanță (producție estimată, grad de autoconsum etc.) (format PDF).
• PVGIS elaborate la momentul depunerii proiectului: Simularea inițială a producției de energie, realizată pe platforma PVGIS, care a stat la baza estimărilor din cererea de finanțare (format PDF).
• Extras raport incidente/alarme: Orice raport generat de sistemul de monitorizare al invertoarelor care semnalează erori, alarme sau perioade de nefuncționare (format PDF, dacă este disponibil).

Platforma este structurată pentru a colecta date cantitative detaliate, esențiale pentru audit. Acestea trebuie încărcate, de regulă, lunar pentru întreaga perioadă de 12 luni auditată, cu o granularitate cât mai mare (preferabil orară), dacă sistemele dumneavoastră permit acest lucru. Categoriile principale de date solicitate sunt (conform Image 1, 2, 6, 7):

• Date tabelare consumuri societate
• Date tabelare producție panouri
• Date tabelare utilizare baterie (dacă este cazul)
• Date tabelare utilizare stații încărcare (dacă este cazul)

Este responsabilitatea dumneavoastră să extrageți aceste date din sistemele proprii de monitorizare și să le încărcați în secțiunile corespunzătoare din platformă în formate compatibile (XLSX, XLS, CSV). Acuratețea acestor date este fundamentală pentru corectitudinea auditului.